Die Zukunft ist digital


Eine digitale Buchführung spart Zeit, Geld und schafft Sicherheit

 

In sämtlichen Bereichen des Unternehmens wird die digitale Datenverarbeitung einzelner Arbeits-abläufe vorangetrieben. Auch in der Finanzbuchhaltung lässt sich durch die Einführung innovativer Prozesse der tägliche Arbeitsaufwand deutlich reduzieren und gleichzeitig ein Plus an Informationen generieren. Ein wichtiger Schritt in Richtung Prozessoptimierung und Effizienzsteigerung stellt die Buchung mit digitalisierten Belegen dar.

 

Neuorganisation des Belegflusses

 

Die Grundlage für betriebswirtschaftliche Auswertungen, Kostenrechnungen, Bilanzen oder auch Businesspläne stellt der Ursprungsbeleg dar.

In der gegenwärtigen Praxis sind Mitarbeiter in der Finanzbuchhaltung damit beschäftigt „Original-belege“ zu sortieren, abzulegen und für den Steuerberater aufzubereiten. Die Erfassung der Belege im Buchführungssystem erfolgt dann zeitversetzt – teilweise mit einer Verzögerung von 4 – 6 Wochen. Betriebswirtschaftliche Auswertungen, die sich aus der laufenden Buchhaltung generieren lassen, sind für den Unternehmer als Indikatoren für aktive Unternehmenssteuerung nicht zeitnah nutzbar.

Durch die Digitalisierung von Papierbelegen und den digitalen Datenaustausch findet eine Neuorganisation des Belegflusses statt, die erheblich zur Aktualität der Buchführung beiträgt, die

Qualität der Auswertung deutlich steigert und eine unmittelbare Reaktion bei Handlungsbedarf ermöglicht.

 

So funktioniert die digitale Buchführung

 

Alle Buchhaltungsbelege werden über handelsübliche Scangeräte eingescannt und auf einem per-sönlichen, geschützten Portal auf einem Zentralserver (z. B. bei buchhaltungdirekt) abgelegt. Bei einer externen Abarbeitung der Finanzbuchhaltung hat buchhaltungdirekt  dann einen direkten Zugriff auf die digitalen Belegbilder und kann diese zeitnah prüfen und bearbeiten. Betriebswirt-schaftliche Auswertungen stehen aufgrund des verkürzten Belegweges so zeitnah zur Verfügung.  

Vorteile der Prozessoptimierung durch Digitalisierung 

  • Originalbelege verbleiben im Haus und stehen jederzeit zur Verfügung.
  • Logistischer Aufwand (Kurierdienste) durch den Transport der Belege entfällt.
  • Räumliche Distanzen sind unerheblich.
  • Zeitaufwändiges Vor- und Zurücksortieren der Belege entfällt.
  • Zeitliche Abstimmung der Übermittlung ist nicht notwendig.
  • Verbuchung von Belegen ist in täglichem oder jedem gewünschten Rhythmus möglich.
  • Gemeinsamer Zugriff auf das Online Portal, mit dem der Datenaustausch stattfindet, vereinfacht die Auskunft bei Rückfragen.
  • Die Buchführung ist topaktuell, qualitativ hochwertig und liefert aussagekräftige, betriebswirtschaftliche Auswertungen.
  • Die doppelte OPOS-Buchführung entfällt.
  • Eine elektronische Belegarchivierung für 10 Jahre reduziert die Archivierungskosten und erleichtert den späteren Zugriff.

Sprechen Sie uns gerne auf die digitale Buchführung an !